ビジネスシーンにおけるメールで納期延長の必要が生じた際に、「もう少し時間が必要です」とどのように伝えるべきか、失礼にならない方法について考察します。
この記事では、
●「もう少し時間が必要です」というフレーズの適切な使用方法
●無礼にならない他の表現方法
●リクエスト時の注意点
●具体的な実例
を詳しく解説しています。
この内容を理解すれば、「もう少し時間が必要です」という伝え方について迷うことはなくなるでしょう。
「もう少し時間が必要です」は失礼に当たるのか？
失礼になりうる典型的なケース
実際、「もう少し時間が必要です」という表現はカジュアルであり、伝え方によっては相手に不快な印象を与える可能性があります。
特に以下のような場合、相手を不快にさせることがあります。
・締切直前に通知する
・理由が説明されていない
・謝罪が欠けている
無礼にならない代替表現
「もう少し時間が必要です」というフレーズをより礼儀正しく、好印象な表現に置き換えることで、相手に良い印象を与えることができます。
以下の表現を使用すると、礼儀正しく、相手に配慮を示すことができます。
・「期日に関してご相談させていただけますか」
・「納期延長をご検討いただけますでしょうか」
・「追加の処理時間をいただけないでしょうか」
リクエストする際の注意点
「もう少し時間が必要です」とリクエストする際は、以下のポイントを心掛けましょう。
・できるだけ早めに伝える
締切直前ではなく、余裕をもって事前に伝えることで、相手に調整の時間を提供できます。
・理由を具体的に説明する
期日を守れない具体的な理由を説明し、相手に理解を求めることが重要です。
・謝罪を忘れずに
納期遵守が困難であることを謝罪することで、誠実さを示すことができます。
・具体的な新たな期日を提案する
延長を求める期間と新しい納期を明確にすることで、相手に安心感を提供できます。
ビジネスメールで「もう少し時間をください」を効果的に伝える表現例
以下では、ビジネスメールに適した具体的な文章例をご紹介します。
●例文1（完全メール形式）
この例では、メールのみで完結する文例を示しています。
内容には「お詫び」、「具体的な理由」、「新しい期日の提案」を含めています。
件名：〇〇案件に関する納期延長のお願い
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
先にご依頼いただいた〇〇案件につきまして、〇〇の状況により、予定していた納期を遵守することが困難になりました。
大変申し訳ございませんが、納期を〇月〇日まで延ばしていただけないでしょうか。
この度のご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
●例文2（遅延通知と後続の連絡）
遅延の可能性を先に伝え、詳細は後日連絡するスタイルの例です。
件名：〇〇案件の納期に関する重要なお知らせ
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇案件に関連して、予期せぬ状況が発生し、約束された納期を守れない可能性が生じました。
恐れ入りますが、納期について改めてご相談させていただければと思います。
詳細は後日、改めてご連絡させていただきますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
締めくくり
「もう少し時間をください」というビジネスメールでの伝え方についての要点と実用的な文章例を提供しました。
丁寧な表現を用いることで、相手に不快感を与えずに納期延長を依頼することができます。
これらがビジネスメール作成の際の参考になればと思います。
最後まで読んでくださって、ありがとうございました。
